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会场控制

俗话说,计划赶不上变化,在会议营销过程中,我们虽然能够提前计划各个流程的细节安排,各种突然因素我们都提前预料过喝着想到过,也准备了一些应对措施,但是仍然有很多因素会影响到我们的会议进程。下面,就跟大家提出几点要特别注意的细节。


  1.实际到场人数。

  有时候,我们做了充分的工作,会议前的宣传发单工作做了很多,预测能到场很多人,但实际却少了很多,有很多公司面对人数不足的情况就用各种各样的方法来拖延会议,总是期待下一分钟也许就多出来一些人。但是实际上这会对自己信誉造成很不利的影响,因为对于会议营销,守时则是最起码的信誉保证。面对这个问题,我们应该提前准备一些增加人数的方案,(宁可找一些渠道找一些人当托,也不要拖延或者冷场)。

  2.互动环节要把握好度。

  俗话说,水满则溢,月盈则亏。在会议中,我们都会准备一些抽奖,问答,魔术等小表演来增加客户的关注度,提升会场的气氛。但是一定要把握好度,切莫喧宾夺主,把会议变成了一场表演秀会大大的降低我们最终的成单率。

对于这些互动环节的时间段选择,也是组织者要考虑的因素,放在开场不久的话,可以提成会场气氛,但人心却容易散,放在后面的话,又显得冷清,失去了聚拢人心和活跃气氛的意义。所以,时间安排应该视情况而定,如果会场场面不热烈,这样的互动拿出来,才会很有价值。


  3.场地的安排与布置。

  如果到场人数只有几十人,那我们准备一个容纳数百人的会场,就容易造成冷场的现象。如果到场人数过多,而我们的会场又偏小,又容易使客户非常拥挤从而出现烦躁的情绪。这些因素最终对我们的成交量都有巨大的影响。所以我们场地的安排一定要合适,如果对到场人数没有把握,我们可以准备两个到三个会场,小的,大的都可以使用的会场。其次,我们对会场的布置应该着重与装饰,而不是其他商业功能,很多会场都打出了各种各样的广告,其实这样的手段对于会议营销来说,就有些画蛇添足了,因为来参会的客户都知道你是干什么的。


  4.会议过程中纪律的控制。

  客户就是上帝,我们不能要求我们的上帝做这做那,会议中有些客户在会场中来回走动,虽然这是他们的自由,但这种自由会让我们的会议看起来凌乱不堪,这就需要我们用一些方法,对客户进行不留痕迹的约束,尽量让大家用一种负责任的态度来参加会议。比如,我们可以在开场的时候以一些故事笑话之类的开场白委婉的告诉大家我们的会场纪律,也可以在会议桌上放置一些有关纪律的小故事和小笑话,从而达到对客户会场行为的一种影响。


  5.注意自身的礼貌。

  礼貌可以彰显我们自身的素质,是我们对客户的一种尊重。当我们礼貌的面对客户时,大多数客户也不会无理取闹。礼貌体现在一些小细节上,比如我们对客户提出的质疑如何反应,给客户倒水的细节,送客户进出的礼仪等等。客户良好的会议体验是最终成单的一个重要铺垫,所以,我们的员工务必训练有素,彬彬有礼。


  在会议过程中,虽然还有很多值得讨论的问题,但以上五点只要我们做好,我们的会议就能够顺利进行。最关键的,我们的会议不在于求没有问题,而在于出了问题,我们处理问题的速度和细节。